§1 Allmänt 

Denna arbetsordning syftar till att, på ett tydligt och pedagogiskt sätt, beskriva sammanhang, arbetsrutiner och överenskommelser kring hur styrelsearbetet ska gå till. Arbetsordningen är ett levande dokument som fastställs när en ny styrelse valts och revideras när behov anses finnas. 

Vid eventuella motsägelser mellan detta dokument och stadgarna så gäller skrivelsen i stadgarna.  

§2 Årsmötet

Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Till årsmötets uppgifter hör att granska avgående styrelsens förvaltning, bevilja den ansvarsfrihet, tillsätta en ny styrelse (och sektionsstyrelser), ge styrelsen direktiv samt besluta om stadgar och medlemsavgift. Till sin hjälp har årsmötet valberedning och revisorer. 

§3 Styrelsens sammansättning och uppgifter 

Styrelsen väljs av årsmötet att företräda medlemmarna under mandatperioden fram till nästa årsmöte. Styrelsen består av ordförande, vice ordförande samt sju till nio ledamöter. Styrelsen utser inom sig ett arbetsutskott som består av ordförande, vice ordförande, ytterligare en ledamot samt kanslichef. 

Styrelsens uppgifter framgår av stadgarna § 9 Styrelse. Där åligger det bl.a. styrelsen att handa föreningens angelägenheter, leda och ansvara för föreningens verksamhet, förvalta föreningens egendom och övriga tillgångar samt verkställa årsmötets beslut. 

Vidare skall styrelsen verka för föreningens ändamål, vision och verksamhetsidé, vara bärare av föreningens värdegrund samt eftersträva en god föreningskultur med engagerade medlemmar och medarbetare. Styrelsen är också arbetsgivare och säkerhetsställer att en högsta anställd med personalansvar finns i föreningen (nuvarande titel: Kanslichef och Föreningsutvecklare). 

§4 Konstituering och adjungeringar

När nya styrelseledamöter blivit valda skall styrelsen snarast möjligt sammankallas till ett möte för att konstituera sig dvs utse inbördes roller samt besluta om firmatecknare och andra ev. företrädare (firmatecknare utgörs av en eller flera fysiska personer som enskilt eller i gemensamt har rätt att företräda föreningen och i dess namn t.ex. skriva under avtal.). Styrelsen utser inom sig ett arbetsutskott som består av ordförande, vice ordförande, ytterligare en styrelseledamot samt Kanslichef. 

Styrelsen kan välja att adjungera personer till styrelsen, t.ex. personer som är sakkunniga i en särskild fråga. Den eller de som adjungeras till styrelsen har yttrande- och förslagsrätt men inte rösträtt. Adjungeringar kan göras tillfälligt eller för hela mandatperioden.

§5 Ordförandens roll och ansvar

Styrelsens ordförande har ett särskilt ansvar för att styrelsen fullgör sina uppgifter. Ordförande ska skapa förutsättningar för att styrelsens arbete kan bedrivas effektivt och eftersträva ett öppet, lustfyllt och konstruktivt gruppklimat. 

Till ordförandens huvudsakliga uppgifter hör att:

• Leda styrelsens arbete och dess möten
• Kalla ledamöter till styrelsemöten
• I samråd med kanslichef förbereda styrelsens möten och föreslå dagordning
• Tillse att styrelsen erhåller tillfredsställande information och beslutsunderlag för sitt arbete
• I egenskap av mötesordförande granska och underteckna styrelsens protokoll
• Bevaka att styrelsen utför sina arbetsuppgifter och att beslut verkställs
• Hålla regelbunden kontakt med, och vägleda/stötta kanslichefen mellan styrelsemötena
• Tillvarata styrelsens samlade engagemang och kompetens
• Tillse att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om föreningen och dess verksamhet samt i övrigt får den utbildning som krävs för att styrelsearbetet ska kunna bedrivas effektivt
• Tillse att mail och brev som skickas till styrelsen följs upp och besvaras
• Tillse att denna arbetsordning följs och hålls uppdaterad

Vice ordföranden utses av årsmötet och ska stödja ordföranden i rollen såsom den beskrivs ovan. Om ordföranden av någon anledning inte kan utföra sitt arbete under mandatperioden är det vice ordföranden som utför uppgifterna. 

§6 Ledamöternas roll och ansvar

Styrelsens ledamöter har skyldighet att ägna uppdraget tid och omsorg för att på bästa sätt, och efter egen förmåga, tillvarata föreningens intressen. Däri ligger att hålla sig informerad om kommande möten och läsa in sig på underlag.

Styrelsens ledamöter ska självständigt bedöma de ärenden styrelsen har att behandla och föra fram de uppfattningar, och göra de ställningstaganden som detta föranleder. Ledamot bär eget ansvar att tillägna sig den kunskap som krävs för kunna fatta väl underbyggda beslut.

Styrelsens ledamöter har var och en förtroende att ta del av information och handlingar för att självständigt kunna bereda ärenden/förslag till styrelsen, samt för att bilda sig uppfattning om föreningens aktuella ställning. Information och handlingar som ledamot tar del av skall behandlas ansvarsfullt och inte spridas offentligt. Styrelsens ledamöter har i övrigt inga särskilda befogenheter utanför styrelserummet om så ej har tilldelats från styrelsen. 

Styrelsens ledamöter har ett gemensamt ansvar att lyssna in synpunkter från föreningens medlemmar och förmedla dessa inom styrelsen. Detta gäller i synnerhet gentemot den sektion/verksamhetsgren som ledamot är utsedd kontaktperson för. 

§7 Kallelse och sammanträden

Styrelsen sammanträder enligt stadgarna minst sex gånger per år, men vanligtvis åtta gånger under en mandatperiod. En mötesplan fastställs vid mandatperiodens början. I övrigt sammanträder styrelsen när ordföranden anser att så behövs eller när styrelseledamot begär att så sker. Enskilda ledamöters rätt att ta upp frågor med en sammankallad styrelse är en viktig princip.

Ordföranden ansvarar för att kallelse skickas ut till styrelsens ledamöter cirka en vecka före inbokade möten. Kallelse skickas skriftligt via mail. Vid akuta ärenden skall ledamöter även kallas via telefon eller meddelandetjänst. Akuta styrelsemöten kan hållas på det sätt som deltagarna kommer överens om till exempel via telefon, videosamtal eller i en meddelandetjänst / diskussionsforum. 

Beslut i specifika frågor kan fattas mellan möten: "per capsulam”. Detta sker skriftligen t.ex. via mail eller meddelandetjänst där var och en får ta ställning till bifogat beslutsunderlag genom att svara “JA” eller “NEJ” (eller ge tumme upp/ner). En förutsättning är att samtliga styrelseledamöter deltar i det beslut som fattas och att detta framgår för samtliga. Beslut per capsulam bör användas restriktivt och enbart om det föreligger behov av ett sådant. Beslut protokollförs vid nästkommande styrelsemöte eller om situationen så kräver i eget protokoll (i sådant fall skall val av sekreterare och justeringsperson inkluderas i beslutet). I protokollet skall det framgå att beslutet togs per capsulam.

Ledamot som inte kan närvara fysiskt vid styrelsemöte kan delta via telefon eller videolänk om så önskas och om 

§8 Dagordning

Förslag på dagordning bifogas i kallelsen och godkänns av styrelsen vid mötets inledning. Föreslagen dagordning ska lämna utrymme för övriga ärenden utöver de föreslagna punkterna.

Beslutsyrkanden kan inkluderas i dagordningen i den mån ärenden hunnit beredas. Det bör tydligt framgå vem som yrkar beslutet.

Styrelsen har enligt stadgarna skyldighet att uppta till behandling de förslag som medlem eller sektion skriftligen inlämnat till styrelsen (detta gäller även förslag från styrelsens ledamöter). Om förslag inkommit senare än en vecka före mötet anses frågan inte vara beslutsmässig utan bordläggs till nästföljande möte om styrelsen ej beslutar om annat.

Ordinarie styrelsemöten har följande grundstruktur:

• Mötets öppnande
• Val av sekreterare och justeringsperson
• Godkännande av dagordning 
• Föregående mötesprotokoll 
• Aktuella ärenden & beslutsuppföljning enligt logg
• Informationsärenden
  • Skriftlig rapport från kanslichef och föreningsutvecklare
  • Ekonomirapport 
  • Rapport från kontaktpersoner
  • Rapport från utskott och arbetsgrupper
  • Socialt ansvar/avvikelser (avser stödboende)
• Beslutsärenden
• Utvecklings-/diskussionsärenden
• Övriga frågor / inkomna brev
• Styrelsen enskilt 
• Intern och extern information från mötet
• Mötets avslutande

Senast vid första ordinarie styrelsemöte bör även följande ärenden förekomma:

• Fastställande av styrelsens arbetsordning
• Fastställande av styrelsens delegationsordning
• Fastställande av styrdokument för sektionsstyrelser
• Fastställande av kanslichef-instruktion (inkl instruktion för rapportering)
• Mötesplanering för det kommande året

Extrainkallade styrelsemöten behöver inte inrymma fler ärenden än det som specifikt behöver behandlas. Dock skall alltid dagordning, sekreterare och justeringsperson beslutas.

§9 Beslutsunderlag

Beslutsunderlag och övriga möteshandlingar samlas i styrelsens gemensamma filserver i avsedd mapp för det det specifika mötet. Hänvisning till mappen bifogas i kallelsen. 

Samtliga handlingar bör som målsättning tillhandahållas en vecka före mötet. Handlingarna bör vara numrerade och namngivna så att de enkelt kan överblickas.

Om någon ledamot anser att underlagen är otillräckliga eller för sent tillhandahållna för att kunna ta ställning i ett ärende ska detta snarast meddelas till ordföranden. 

§10 Protokollföring och justeringsförfarande

Vid styrelsemötena ska protokoll föras. Ordföranden är ansvarig för att så sker. Mötessekreterare utses i enlighet med det konstituerande mötets beslut. (Detta kan vara en person utanför styrelsen.)

I protokollet ska det framgå tidpunkt för mötet, namn på de som deltagit (även icke-röstberättigade) samt eventuell frånvaro under hela eller delar av mötet. 

Protokollens ärenden (§) ska föras i nummerföljd som påbörjas på nytt för varje ny mandatperiod. 

Protokollen skall kortfattat återge den i styrelsen förda diskussionen, framförda förslag och beslut som fattas samt det underlag styrelsen haft för sitt beslut. Handlingar skall redovisas som bilagor till protokollet.

Person- eller konkurrensskäl skall beaktas vid utformningen av protokollen för undvikande av skada för föreningen eller enskild person. 

När protokollet är färdigställt skickar mötessekreteraren det till mötesordförande och mötets utsedda justeringsperson vars uppgift är att korrekturläsa och föreslå justeringar för att på bästa sätt avspegla mötets beredning och beslut. Vid eventuell oenighet i justeringsförfarandet skall detta noteras i protokollet och beslutet/ärendet tas upp på nytt vid nästkommande möte. 

Signaturer från sekreterare, justeringsperson och mötesordförande ska vara på plats för att protokollet ska vara giltigt. Mötesordföranden signerar protokollet som ägare av mötet och justeringspersonen intygar med sin signatur att det som står överensstämmer med styrelsens diskussioner och beslut. 

Protokollen kan av praktiska skäl signeras digitalt med BankID. 

Mötesordföranden skickar efter justering protokollet till styrelsens ledamöter, adjungerade, kanslichef och föreningens utsedda revisorer. Detta bör som målsättning ske inom 10 dagar efter genomfört styrelsemöte. 

Justerade protokoll som godkänts av styrelsen sparas i styrelsens gemensamma filserver i en separat mapp för protokoll. Bilagor med väsentlig betydelse för styrelsens beslut arkiveras i anslutning till protokollet. Originalhandling i pappersformat förvaras på föreningens kansli.

§11 Årsplan och tematiska perioder

Styrelsen följer en upprättad årsplan/årshjul. I övrigt gäller i huvudsak:

• kvartal ett förbereds årsmötet och dess förslag samt redovisningen av förvaltning och bokslut 
• kvartal två arbetar styrelsen med implementering av årsmötets beslut och verksamhetsuppföljning
• kvartal tre arbetar styrelsen med genomförande av beslut samt med mål- och visionsarbete
• kvartal fyra arbetar styrelsen med budget och verksamhetsplan för kommande verksamhetsår

§12 Rapportering och uppföljning

Föreningens aktuella status sammanställs och redovisas inför varje styrelsemöte i en skriftlig rapport från kanslichefen. Utformning och innehåll framgår av kanslichefens uppdragsbeskrivning som beslutas av styrelsen. Huvuddragen i rapporten rör aktuell bemanning och dess status samt verksamhetsområdenas nuläge och behov. 

Styrelsen ska fortlöpande kontrollera föreningens ekonomiska ställning genom regelbundna ekonomirapporter med uppföljning mot budget och prognos för likviditet. Avvikelser som överstiger 10% av budgeterat resultat följs upp specifikt. 

Verksamhetsplanen och dess uppsatta mål följs upp i tertialer, dvs var fjärde månad; efter april (T1), augusti (T2) och efter årsskiftet (T3/helår). 

Ledamöter bör eftersträva att regelbundet söka kontakt med den sektion/verksamhetsgren som hen är kontaktperson och om relevant framföra information till styrelsen. 

Beslutsuppföljning görs genom en upprättad beslutslogg (“aktuella ärenden”) som behandlas vid varje styrelsemöte. Loggen skall redovisa ärendenas aktuella status, när de upprättades, vem som bär ansvar för dem och ev. deadline. Listan baseras främst på årsmötets och styrelsens beslut. Kanslichefen ansvarar för uppdateringar inför och efter varje möte utifrån mötesprotokoll och förda diskussioner.

§13 Utskott och arbetsgrupper 

Styrelsen kan vid behov utse ett arbetsutskott (AU) bestående av ordförande och minst två ledamöter. Till AU:s uppgifter hör t.ex. att bereda specifika ärenden inför styrelsemöten och/eller agera bollplank åt kanslichef mellan styrelsemötena. AUs uppgifter och befogenheter fastställs av styrelsen. AU är skyldig att inför styrelsen redovisa de frågor som behandlats, så att styrelsen senast vid nästföljande styrelsemöte får full insikt i ärendena. 

Styrelsen kan vid behov även upprätta (ta initiativ till) fler utskott för arbete med överenskomna arbetsuppgifter eller verksamhetsområden. Utskotten bör ledas av en styrelseledamot men kan i övrigt involvera personer utanför styrelsen. Utskottens mandat bör definieras och arbetet rapporteras vid styrelsens möten för att ge styrelsen insikt i ärendena.

Inrättande av arbetsutskott och andra utskott får inte leda till att styrelsen förlorar överblicken och kontrollen över verksamheten eller att informationen till styrelsen försämras. 

§14 Kanslichef och medarbetare

Styrelsen ansvarar för att tillsätta, vägleda, utvärdera och om så anses nödvändigt avsätta kanslichefen. 

Den principiella arbetsfördelningen mellan styrelse och kanslichef regleras av styrelsens arbetsordning (detta dokument),kanslichefens uppdragsbeskrivning och styrelsens delegationsordning. 

I uppdragsbeskrivningen har styrelsen preciserat kanslichefens ansvar och uppgifter bl.a. i fråga om styrelsens informations- och beslutsunderlag. Kanslichefen ges där ansvar att förse styrelsen med ändamålsenliga rapporter och andra underlag som erfordras för styrelsens arbete.

Kanslichefen deltar vid styrelsens möten som föredragande med yttrande- och förslagsrätt. Kanslichefen bistår ordföranden i planering och uppföljning av styrelsemöten.

Övergripande personalbeslut vad avser kanslichefen behandlas i styrelsen. Praktiska personalärenden av löpande karaktär handhas av styrelsens ordförande t.ex. semester, ledighet osv. Utvecklingssamtal med kanslichefen genomförs årligen. Ordförande ansvarar för att så sker.

Kanslichefens uppdragsbeskrivning beslutas av styrelsen. Löpande arbetsledning mellan mötena handhas av styrelsens ordförande. Detta bör ske transparent gentemot övriga styrelsen.

Föreningens övriga medarbetare är underställda kanslichefen som delegerats ansvar för det löpande arbetsmiljöarbetet. Styrelsens ledamöter skall i kontakt och samverkan med medarbetare respektera detta.

Kanslichefen utvärderas årligen av styrelsen. Utvärderingen beaktar uppdragsbeskrivningen, föreningens mål- och resultatuppfyllelse, medarbetarenkät m.m.

§15 Delegering

En delegationsordning skall finnas upprättad och tillgängliggjord för att beskriva ansvarsfördelning och beslutsmandat för föreningens olika funktioner och roller, samt hur dessa förhåller sig till varandra. Delegationsordningen baseras på föreningens stadgar och styrelsens beslut. 

Delegationsordningen avser varaktiga ansvarsområden/mandat, ej tillfälliga.

§16 Intern kommunikation

Styrelsens främsta interna kommunikationskanal är via den gemensamma epostlista där styrelsens ledamöter, ev. adjungerade samt kanslichef ingår (styrelse@kfum.nu). Intern kommunikation kan också ske i en meddelandetjänst om alla är överens om detta.

Styrelsen ska hållas underrättad mellan ordinarie styrelsesammanträden angående väsentliga händelser i föreningens verksamhet, beslut av principiell betydelse eller avvikelser från av årsmötet eller styrelsen fattade beslut. Detta inkluderar exempelvis större budgetavvikelser, utveckling av större planerade eller pågående projekt, förväntade större affärshändelser och/eller personalförändringar av väsentlig karaktär för föreningen eller enskilda verksamheter/sektioner. Kanslichef och ordförande har ett gemensamt ansvar för att så sker.

§17 Fildelning, grafiska riktlinjer och mallar

Fildelning sker via en gemensam filserver som samtliga ledamöter skall ha tillgång till. Föreningen använder Google Workspace (Google Drive) för ändamålet.

Det är ordförandens uppgift att tillse att styrelsen har tillgång till dokument och handlingar som är relevanta för styrelsens arbete och beslut. Med detta avses bl.a. stadgar, årsmötesprotokoll, styrelseprotokoll, aktuell verksamhetsplan & budget med uppföljningar, styrelsens arbetsordning och delegationsordning, kanslichefens uppdragsbeskrivning, styrdokument för sektionsstyrelser, årsredovisningar, revisionsrapporter och utlåtanden, policys, kontaktuppgifter, mallar samt övriga strategi-, vision- och måldokument etc.          

Grafiska riktlinjer skall eftersträvas t.ex. genom användande av dokumentmallar. Mallar för dagordning, protokollföring, rapportering m.m. tillhandahålls i styrelsens gemensamma filserver.

Handlingar under bearbetning kan med fördel sparas/delas i öppet format för att möjliggöra kommentarer etc. Fastställda handlingar och lämnade rapporter bör alltid sparas i PDF-format.

§18 Extern kommunikation, transparens och sekretess

Information från styrelsens möten som bedöms vara relevant och av intresse föreningens medlemmar, anställda, förtroendevalda och andra ideellt aktiva bör kommuniceras ut till exempel vid möten eller genom riktade utskick. 

Styrelsen är ålagd att utse en kontaktperson för respektive sektionsstyrelse och verksamhetsgren, samt säkerställa att dessa löpande hålls informerade om styrelsens arbete och beslut. Kanslichef ansvarar för att föreningens medarbetare löpande hålls informerade vid personalmöten. 

En personalrepresentant utses av föreningens personalgrupp till ordinarie ledamot i styrelsen. Ledamoten ska föra fram personalens åsikter och perspektiv men, liksom övriga ledamöter, utgå från föreningen som helhet i sina ställningstaganden. 

Styrelsen skall vara noga med att inte sprida information som kan skada föreningen eller någon av dess medlemmar. Styrelsens protokoll och handlingar skall hanteras ansvarsfullt och inte spridas offentligt. 

Mottagna förslag, frågor och synpunkter från medlemmar besvaras löpande såtillvida ärendet är av allmän, praktisk karaktär. Ordförande ansvarar för att så sker. Respons bör ske inom en vecka. Om ärendet kräver behandling av styrelsen så ger ordförande respons med hänvisning till detta.

Grafiska riktlinjer skall eftersträvas i extern kommunikation. Det ska vara tydligt vem som är avsändare samt hur, och till vem, mottagare kan svara eller återkomma med synpunkter när så är relevant.

Styrelsens arbetsordning och delegationsordning skall tillgängliggöras för föreningens medlemmar i syfte att skapa transparens kring hur styrelsen har lagt upp sitt arbete och delegerat ansvar.

§19 Etik och värderingar

Styrelsen ska vara budbärare för föreningens grundläggande värderingar (värdegrund) och alltid tillse föreningens och medlemmarnas bästa i sitt beslutstagande. En styrelseledamot ska representera hela föreningens verksamhetsbredd. Ledamöter får föra fram en grupp eller sektions vilja och behov men får inte gynna en viss verksamhet eller sektions intressen på bekostnad av en annan. 

Styrelsens ledamöter får gärna ha olika uppfattningar i sakfrågor. Detta ska respekteras. Styrelsens ledamöter skall dock vara lojala mot besluten som fattas och agera enat enligt styrelsens gemensamma ställningstagande och beslut. Om någon inte accepterar styrelsens beslut ska den begära att få sin avvikande mening förd till protokollet.

Inom styrelsen skall klimat råda där det är okej att fråga och be om mer kunskap eller förtydliganden i en fråga. Vi hjälper varandra att skilja på sak och person vid tillfälle av meningsskiljaktighet eller vid konstruktiv kritik. Det som sägs i förtroende stannar inom styrelsen.

En styrelseledamot får inte handlägga eller delta i beslut i fråga om avtal mellan styrelseledamoten och föreningen, eller om styrelseledamoten har ett väsentligt intresse i en fråga som kan strida mot föreningens. Om jävsgrundande omständighet befaras skall styrelsen meddelas.

§20 Introduktion och kompetensutveckling

När nya ledamöter tillträder ska de introduceras i styrelsearbetet. Ordförande ansvarar för att så sker. Detta innebär bl.a. att ges tillgång till relevanta handlingar/underlag och särskilt informeras om styrdokument av stor betydelse t.ex. denna arbetsordning och föreningens stadgar.

Styrelseutbildning samt KFUMs interna utbildningspaket bör erbjudas nya ledamöter. 

Styrelsen skall eftersträva att en gång per år ha kompetensutveckling och/eller teambuilding i syfte att stärka sin förmåga att verka som styrelse.

§21 Utvärdering, intern kontroll och revision

Styrelsen skall en gång om året utvärdera sitt arbete. Utvärderingen skall bl.a. utgöra underlag för uppdatering av denna arbetsordning och valberedningens arbete.

Föreningens utsedda revisorer skall löpande hållas uppdaterade om väsentliga angelägenheter, samt löpande få ta del av protokoll och beslutsgrundande handlingar. Ordförande ansvarar för att så sker.

I anslutning till styrelsens sammanträde för att fastställa förslag till årsredovisning kan föreningens utsedda revisorer kallas för att redovisa sina iakttagelser och bedömningar från revisionen av föreningens redovisning, verksamhet samt styrelsens och kanslichefens förvaltning.