Vad är en krissituation?

En situation som inte längre bör hanteras inom ordinarie verksamhet och organisationsstruktur. T.ex: våld, övergrepp, rån, inbrott, svåra sjuk- och olycksfall, dödsfall, mediadrev som kan påverka föreningen m.m.

Organisering i samband med kris

Vid kris ska kanslichef eller föreningens ordförande larmas. Dessa avgör om det är en kris som ska hanteras av krisgruppen eller om det är ett ärende som ska hanteras på annat sätt. Vem som helst i verksamheten har rätt att larma om kris.

Syftet med en krisgrupp är att ha en mindre grupp personer som snabbt ska kunna mobiliseras i händelse av kris för att leda och fördela arbetet i föreningen. Målet är ett snabbt och tydligt agerande i samråd med berörda parter, samtidigt som man på ett effektivt sätt kommunicerar internt och externt för att skapa trygghet och lugn samt minska risken för ryktesspridning och spekulation.

Krisgruppen består av KFUM Umeås kanslichef och ordförande. Därutöver tillkallas 2-4 personer som finns i nära anslutning till krisen, eller som har egenskaper som kan vara av högt värde för krisgruppens arbete. Exempelvis kan det vara någon från berörd sektionsstyrelse, en trygg ledare som har god kontakt till de drabbade eller en präst. Förslagsvis ska minst en av krisgruppens medlemmar vara någon av föreningens anställda tjänstemän, dels för att kunna hjälpa till med den tyngre administrationen, men även för att lättare få tillgång till exempelvis medlemsregister och liknande. Semester är inget hinder för att kalla in person till krisgruppen.

Krisgruppens mandat
Krisgruppen har mandat att fatta de beslut som krävs för att hantera situationen. Det gäller även beslut som påverkar föreningens ekonomi eller förändringar i hur verksamheten bedrivs. Krisgruppen har till exempel rätt att stänga av ledare, förtroendevalda eller medlemmar från föreningens verksamheter under en tid, eller avbryta aktiviteter eller arrangemang. Krisgruppen har mandat att i föreningens namn göra polisanmälningar eller orosanmälningar till socialtjänst eller motsvarande. Man har även rätt att kalla till medlemsmöte.

Krisgruppens arbetsfördelning
Kanslichef och ordförande gör en snabb översyn av situationen och utser medlemmar till krisgruppen. Följande roller fördelas inom krisgruppen (samma person kan ha flera roller).

Sekreterare – Ansvarar för att föra anteckningar vid krisgruppens möten och föra journal över alla händelser och insatser med en kort beskrivning och tidsangivelse. Denna person ansvarar också för att skriftligen informera de som bör informeras. Informationen sparas på sådant vis att alla i krisgruppen kan läsa. 

Massmediekontakt – Sköter alla kontakter med media i alla dess former.

Psykosocialt ansvarig – Planerar formerna för det psykologiska/fysiska omhändertagandet och är den person i krisgruppen som i första hand har kontakt med berörda personer eller anhöriga. OBS Vid svåra samtal ska man se till att vara minst två personer för att stötta varandra och motverka att ord står mot ord om konflikt skulle uppstå.

Administratör – Denna person servar krisgruppen administrativt med ex. kontaktuppgifter, bokar resor, mötesrum m.m.

Krisgruppen kan vid behov besluta att utse andra ansvarsområden eller fördela arbetet på annat sätt men då är det viktigt att man tydligt antecknar detta och ser till att gruppen är överens och tydligt införstådda med vem som har vilken uppgift.

Handlingsplan till stöd vid kris 

1. Skapa överblick/information över det inträffade:

• Vad har hänt?/ Vad påstås ha hänt?
• Vilka är inblandade?
• Var finns dessa?
• Vilka åtgärder har vidtagits?
• Behöver den/de direkt inblandade omedelbart stöd och/ eller vård?
• Har vi tillräcklig information för en bedömning? Om inte, vad behöver kompletteras?/ Vem kan ha information.
• Vad återstår att göra i det akuta läget?
• Kan händelsen vara av brottslig karaktär och ska polisanmälas?
• Ska en anmälan till IVO (inspektionen för vård och omsorg) göras?
• Vilka personer/grupper berörs i övrigt av det inträffade?
• Finns det en misstänkt gärningsman i vår organisation och ska denne beläggas med timeout från vår barn- och ungdomsverksamhet till frågan är utredd?
• Vad/Hur informerar vi inblandade, anhöriga? (barngrupp, ledare/personal, föräldrar mfl.)
• Information till övriga, vilka/vad/hur?
• Information till media vad/hur?
• Vilka kan behöva omedelbar debriefing och hur/när ordnas det? (i övrigt när det gäller debriefing och uppföljning se särskild punkt).

2. Vid beslut om åtgärd gå igenom:

• Hur och när ska åtgärden utföras.
• Vilka resurspersoner behövs
• Hur många resurspersoner behövs
• Fördela ansvaret för åtgärden/åtgärderna
• Tid för återträff, rapport och utvärdering i krisgruppen

3. Uppföljning av åtgärden/åtgärder:

• Genomgång av beslutade åtgärder
• Vad var bra/mindre bra/missade vi något
• Vad återstår av åtgärder
• Hur går vi vidare, uppföljning
• Beslut om avslutad åtgärd

4. Stöd och debriefing
Stöd och debriefing måste anpassas efter situationens karaktär och omständigheter. Några grundläggande rutiner används då situationen medger:

• Direkt berörda ledare och personal ska snabbt och helst samma dag få möjlighet att på ett professionellt sätt prata om det som hänt.
• Efter två veckor bör krisgruppen stämma av med alla direkt berörda hur man mår efter händelsen. Möjlighet till individuell handledning erbjuds vid behov.