Sektionernas syfte

Föreningen är organiserad i flera sektioner vars uppgifter är att:

• Inom ramarna för föreningen bedriva och utveckla varaktig verksamhet inom ett specifikt verksamhetsområde.
• Kanalisera engagemang inom specifika verksamhetsområden.
• Möjliggöra delaktighet och inflytande (istället för att samla all verksamhet under en ledning).
• Utgöra en mötesplats och lärmiljö för föreningens målgrupper att verka/växa inom.

Kriterier för sektioner

Följande kriterier definierar en sektion och utgör likaså kriterier/motiv till att bilda eller ansluta en ny sektion inom föreningen:

• Verksamheten planeras att bedrivas varaktigt.
• Verksamheten är avgränsad till ett visst område, placering och/eller inriktning.
• Verksamheten saknar uppenbar koppling till en redan befintlig sektions verksamhet, placering och/eller inriktning.
• Det finns ett befintligt (samt ambitioner att mobilisera) ideellt engagemang för verksamheten.
• Det är svårt eller ogynnsamt att samordna verksamheten under föreningens övergripande ledning.

 Även följande övergripande kriterier ställs på sektioner liksom på all verksamhet i föreningen:

• Verksamheten ligger inom ramarna för föreningens ändamål och målgrupp, och avser bedrivas i enlighet med föreningens verksamhetsidé och värdegrund.
• Verksamheten bedrivs öppet vilket innebär att medlemmar kan ansluta sig till och/eller informera sig om verksamheten.

Följande kriterier ligger till grund för att ev. ombilda, avknoppa eller lägga ner en sektion:

• Vid avsaknad av ömsesidig nytta för föreningen och sektionen.
• Om sektionens identitetsfaktorer ej överensstämmer med föreningens.
• Då varaktigt engagemang för att bedriva verksamheten saknas.
• Om sektionen varaktigt handlar utanför fastställda befogenheter.
• Om sektionen erfordrar orimligt stora resurser i förhållande till föreningens övriga verksamhet vilket har negativ påverkan för övriga sektioner och/eller riskerar föreningens fortlevnad.

Beslut om bildande, anslutning eller nedläggning av sektion beslutas enligt stadgarna av föreningens föreningsstyrelse. Detta kan göras under innevarande verksamhetsår men skall redovisas vid närmast efterföljande årsmöte. Beslut av den här typen skall alltid förankras brett innan genomförande och i synnerhet med sektionen i fråga.

Sektionernas placering i organisationen

Sektionsindelningen har främst intern betydelse. I formell mening, och utåt sett, är föreningen enad dvs en juridisk enhet som föreningsstyrelsen bär det yttersta ansvaret för. Sektionernas styrelser är underställda föreningsstyrelsen men verkar i stor utsträckning självständigt inom sitt verksamhetsområde. 

Styrning inom sektionerna

Sektionerna leds av en förtroendevald sektionsstyrelse som väljs av årsmötet. Detta förfarande framgår av stadgarna.

Till sektionsstyrelsens uppgifter hör att (i samverkan med ev anställd bemanning):

• Bära ansvaret för sektionens drift och utveckling.
• Leda, utveckla och planera sektionens verksamhetsområde.
• Mobilisera och samordna engagemang och andra resurser såsom kompetens, kapital etc.
• Genomföra verksamhet inom ramen för fastställd verksamhetsplan och budget.
• Representera sektionen vid relevanta interna och externa sammanhang.
• Förmedla och förhålla sig inom föreningens övergripande styrdokument, policys och arbetsrutiner.
• Säkerställa kvalitet i drift, ledarskap och verksamhetsmaterial.
• Tillvarata initiativ och drivkrafter, samt fördela ansvar och uppgifter så alla känner sig medansvariga och värdefulla.

Sektionsstyrelsen har gentemot föreningsstyrelsen ett sysslomannaansvar men det är föreningsstyrelsen som ytterst svarar mot medlemmarna på årsmötet (frågan om ansvarsfrihet gäller styrelsen för en juridisk person och för dess ekonomiska ansvarsområde).

Sektionsstyrelsens mandat/beslutanderätt preciseras i detalj i dokumentet Styrelsens delegationsordning.

Roller i sektionsstyrelserna 

• Ordförande (sammankallande)
• Vice ordförande (utses av sektionsstyrelsen)
• Ledamot

Sektionsstyrelsen kan inom sig, om de vill, utse ledamöter att inneha olika ansvarsområden/roller som t.ex. kassör eller sekreterare.
 

Identitetsfaktorer

Sektionerna förväntas bedriva sin verksamhet och profilera sig på ett sätt som överensstämmer med föreningens övergripande inriktning. Sektionen ska i sin profilering och kommunikation tydligt lyfta fram tillhörigheten till föreningen; både i syfte att stärka banden till/inom föreningen, men också för att göra det tydligt för “tredje person” vilken aktör som verksamheten bedrivs av.
Se Det här är KFUM Umeå samt Grafiska riktlinjer.

Protokoll 

Sektionsstyrelsens möten bör protokollföras. Föreningen tillhandahåller en lagringsyta digitalt för detta ändamål. Protokollen görs tillgängliga för föreningsstyrelsen samt för föreningens revisorer. 

Verksamhetsplanering och budget samt uppföljning 

Sektionsstyrelsen ansvarar tillsammans med ev. anställd för att följa föreningens rutin för verksamhetsplanering och budget. Föreningen följer upp alla verksamheter kvartalsvis då återkoppling görs utifrån mål och budget. Regelbunden avstämning görs med kanslichef eller kontaktperson.

Policys och rutiner i föreningen 

Sektionsstyrelsen förväntas ha kännedom om de policys som finns i föreningen. Dessa förvaras digitalt i föreningens kunskapsdatabas. Det finns policys och rutiner för introduktion av förtroendevalda, utbildningskrav för förtroendevalda och ideella ledare, barnskyddspolicy samt en miljö- och hållbarhetspolicy som sektionen ska följa.

Tillgångar och skulder

Då föreningen är en juridisk person så tillhör de tillgångar och skulder inte sektionen utan föreningen som helhet. Dock är det önskvärt om sektionsstyrelsen aktivt engagerar sig för de tillgångar och skulder som sektionen förfogar över. Både vad gäller förvaltning och utveckling.

Insamlade medel och bidrag

Sektionerna kan självständigt arrangera insamlingar till ändamål för sektionen (eller föreningen) såtillvida sektionens tillhörighet till föreningen görs tydlig för tredje person. Även insamlingens syfte bör tydligt framgå. För att separera insamlade medel från föreningens övergripande ekonomi kan ett särskilt konto upprättas i föreningens balansräkning. En sådan begäran görs av sektionen tillsammans med förslag på regler för förvaltning och disponering vilket sedan fastställs av föreningsstyrelsen.

Lagkassor

Sektionerna kan upprätta lagkassor för tillhörande idrottslag eller likvärdig verksamhet. Lagkassor för med sig sitt saldo (över- eller underskott) mellan verksamhetsåren, dvs om laget t.ex. har ett positivt saldo vid årets slut är det fortsatt öronmärkt för lagets verksamhet. Vid bokslut (vid årsskiftet) stäms alla lagkassor av och åtgärdsplaner upprättas för att eventuellt reglera lagkassor där det finns risk för ett varaktigt eller skenande underskott.

Avtal

En sektion är ingen juridisk person och kan därför inte självständigt vara part i ett avtal. Underskrifter måste göras av föreningens (av föreningsstyrelsen) utsedda firmatecknare. Däremot är det önskvärt att sektionen självständigt tar ansvar för nya och befintliga avtal och är drivande i förhandlingar, och för sektionen, andra relevanta partnerskap. Föreningsstyrelsen bör i god tid underrättas innan förhandling påbörjas för att vid behov kunna utse en representant som deltar och/eller delegera beslutsmandat.
En sektion är ingen juridisk person och kan därför inte självständigt vara part i ett avtal. Underskrifter måste göras av föreningens (av föreningsstyrelsen) utsedda firmatecknare. Däremot är det önskvärt att sektionen självständigt tar ansvar för nya och befintliga avtal och är drivande i förhandlingar, och för sektionen, andra relevanta partnerskap. Föreningsstyrelsen bör i god tid underrättas innan förhandling påbörjas för att vid behov kunna utse en representant som deltar och/eller delegera beslutsmandat.