Vi vill att du som är nyanställd ska få en så bra start som möjligt. Följande rutin är till stöd för detta. Introduktionen består av tre delar:
- Generell introduktion till föreningen
- Introduktion till arbetsplatsen
- Introduktion till din roll och ditt uppdrag
1. Generell introduktion till föreningen
- Gå igenom KFUM Umeås Verksamhetsbeskrivning
- Låt den nyanställda genomföra KFUM-utbildningen ”George"
- Samtala om vad en ideell förening är och hur den fungerar
- Samtala om ideellt engagemang och samspelet mellan anställd och ideela
- Berätta om föreningens olika verksamheter, sektioner och engagemangsgrupper
- Låt den nyanställda genomföra utbildningen ”Safe Spaces"
2. Introduktion till arbetsplatsen
Innan anställningen påbörjas:
- Granska utdrag från polisens belastningsregister (om så krävs för tjänsten)
- Skriv anställningsavtal och sekretessavtal (om sekretessavtal är relevant för tjänsten)
- Kom överens med den nyanställde om när och var ni träffas första dagen
- Kom överens med den anställde om behovet av dator, telefon etc.
- Skicka ett mail till berörda i föreningen där du presenterar den nyanställde kort samt vad dennes arbetsuppgifter kommer att vara
- Gör en planering för introduktionen och kontakta alla som ska bidra
- Gör i ordning en arbetsstation och se till att den känns välkomnande
När anställningen börjar:
- Skapa praktiska förutsättningar t.ex:
- Skrivbordsplats, plats för förvaring
- Dator med aktuella program och behörigheter
- Telefon, telefonnummer och telefonväxel
- Arbetsverktyg så som headset och andra ergonomiska anpassningar
- Tillgång till skrivare (kod eller tag)
- Nyckel med rätt behörigheter
- Parkeringsplats
- Gå igenom rutiner på arbetsplatsen (KFUM Umeås Kunskapsbas)
- Personalförmåner
- Arbetstider, rapportering inför lön, m.m.
- Löneutbetalningar
- Semester
- Brandlarm och andra larm
- Säkerhetsrutiner vid olycka, hot och brand
- Rutiner vid sjukdom, sjukanmälan, läkarintyg m.m.
- Policys t.ex. alkohol och miljö
- Berätta om fikatider, avdelningsmöten och personalmöten
- Inköp, fakturahantering, rekvisitioner, utlägg, handkassor m.m.
- Genomgång av växelsystemet och telefonhantering
- Hantering telefon internt & externt och Välkomstfras
- SAM
- Aktuellt kollektivavtal och facklig samverkan
- Föreningens plattformar t.ex. hemsida, gsuite, e-post, sociala medier m.m.
- Uppgifter till sportadmin t.ex. anhöriga
- Mandat, attest, delegation
3. Introduktion till den specifika rollen eller uppdraget
- Gå igenom verksamhetsplanen för den aktuella verksamheten
- Berätta om mandat, attest- och delegationsordning
- Arbetskläder och ev namnskylt
- Presentation av närmaste arbetskamrater och övriga i huset
- Information om förtroendevalda och ideellt engagerade
- Informera om mötesrutiner
Information om provanställning:
Kanslichef ansvarar för att följa upp i god tid (senast en månad innan prövotiden löper ut) ge respons på vad som fungerar bra respektive mindre bra och meddela om anställningen ska övergå i en tillsvidareanställning eller avslutas. Om inget annat besked ges övergår anställningen per automatik till en visstidsanställning efter sex månader.