Det här dokumentet beskriver hur ni skriver en verksamhetsplan VP2025_mall. Instruktioner för budgetarbetet 2025 hittar du här.

Verksamhetsplanerna ska läggas upp i mappen Verksamhetsplaner i föreningens gemensamma filserver (Google Drive) här senast 13 november. Döp dokumentet till VP2025_Verksamhetsnamn. Hör av dig till kansli@kfum.nu om du inte har tillgång till Driven. 

Mall för verksamhetsplanering 2025

1. Målbild  -  Om fem år

•  Beskriv hur ni vill att er verksamhet ska se ut om 5 år (titta på vad ni skrivit tidigare år).
  • Vad vill ni att deltagarna ska få med sig?
  • Fungerar er verksamhet likadant som idag eller har någonting förändrats?
  • Planerar ni något nytt (aktivitet, läger, projekt) i er verksamhet?

 2. Identitet  -  Det som håller oss samman

Hur använder er sektion KFUM Umeås verksamhetsidé? Beskriv kortfattat. Gärna i punktform och ge exempel utifrån er verksamhet. 

• Meningsfulla mötesplatser utifrån ungas aktuella behov och engagemang
• Samvaro präglad av glädje, trygghet och gemenskap
• Body mind spirit utifrån en helhetssyn på människan
• Utveckling genom ansvar
• Hänsyn till de globala hållbarhetsmålen

Fundera specifikt på:

• Hur bibehåller vi föreningsengagemang över tid?
• Hur kan vår sektion bidra till en hållbar ekonomi i föreningen?
   

3. Verksamhet 2025  -  Så som vi tänker oss nästa år

Mål och aktiviteter kan vara ett stöd för er när ni planerar er verksamhet. Målen blir också till hjälp för uppföljning och gör det möjligt för föreningens medlemmar och styrelse att sätta sig in i det ni planerar göra. Beskriv hur ni vill att verksamheten ska se ut / genomföras nästa år. Skriv kortfattat ner konkreta mål (Vad? Tänk S.M.A.R.T.) och aktiviteter (Hur?).

T.ex: 
Mål 1 
- Bibehålla de X träningsgrupper/läger vi har, samt starta en ny. 
Aktiviteter mål 1 
- Besöka skolklasser i områden där vi just nu inte har några deltagare. 

Mål 2 
- Fler ledare/tränare för att kunna genomföra vår verksamhet på ett tryggt sätt. 
Aktiviteter mål 2 
- Erbjuda nya ledare/tränare utbildningar. 
- Ringa upp tidigare ledare/tränare och berätta att vi saknar dem. 

Mål 3  
- Alla våra ledare/tränare ska genomföra utbildningen Safe Space digitalt eller fysiskt, så att alla ledare utgår ifrån samma värdegrund när de möter deltagarna (Krav från KFUM Sverige). 
Aktiviteter mål 3 
- Anordna en träff där vi pratar Safe Space tillsammans. 
- I början på varje termin skicka ut information på sociala media om Safe Space och hur man gör för att gå utbildningen. 

Kom ihåg att styrelse, ledare, ideella och deltagare är en del av verksamheten.

4. Resurser  -  Hur vi hittar och använder olika resurser 

• Beskriv vilka resurser ni behöver nästa år. Resurser att fundera över är t.ex. engagemang, kompetens, utbildningar, pengar, material och lokaler. 
• Vad har ni själva för idéer kring hur er verksamhet ska få dessa resurser? (t.ex. bidrag, pepp etc.)
• Hur planerar ni att använda era resurser på ett hållbart sätt? (t.ex. styrelsen, ideella, engagemang, antal möten osv.)

5. Samverkan  -  Hur kan vi samarbeta

• Hur vill ni samarbeta med andra delar i föreningen? T.ex. kansli, föreningsstyrelse, andra verksamheter i föreningen. 
• Hur vill ni samarbeta utanför föreningen? T.ex. studieförbund (RF-SISU, SENSUS), idrottsförbund, samarbetspartners (t.ex. Röda Korset, Vän i Umeå) etc.

6. Kommunikation  -  Hur vi berättar och visar det vi gör

Den här punkten finns till för att vi som förening ska kunna hjälpa varandra med enkla mallar, bilder som vi kan använda, planera utskick tillsammans, stöd i marknadsföringen. 

• Vilka kommunikationskanaler (t.ex. tiktok, snapchat, facebook, instagram, youtube, nyhetsbrev, e-post, sportadmin, fysiska möten, affischer, postutskick) vill ni använda för att kommunicera med ledare, deltagare, föräldrar/vårdnadshavare, sektionsstyrelsen?
• Vilka kommunikationskanaler vill ni använda för att nå ut till de som inte känner till er verksamhet ännu?
• Har ni under året tillfällen när informationsutskick eller marknadsföringskampanjer görs? När, till vem, vad handlar det om och vilka kommunikationskanaler ska användas?

Framgångsmått  -  Hur vi bedömer välbefinnande och hur bra vi lyckas
Det här är en metod vi provade att använda under 2021-2022. Om ni vill fortsätta att använda metoden balanserat styrkort så finns den här

Bra datum att ha koll på för verksamhetsplaneringen 2025

13 november 
Verksamhetsplanen lämnas in till föreningsstyrelsen så att de hinner titta på det innan nästa styrelsemöte.

26 november 
Föreningsstyrelsen har styrelsemöte och går igenom inskickade underlag.

8 december 
Föreningsmöte/Extra årsmöte  - Välkommen! 
Verksamhetsplaner och budgetar m.m. kommer presenteras och medlemmarna ges tillfälle att lämna synpunkter.  

17 december
Föreningsstyrelsen har styrelsemöte där verksamhetsplaner och budgetar godkänns inför det nya året och det kommande årsmötet. 

6 april 2025
Årsmöte - Medlemmarna beslutar om verksamhetsplan och budget på föreningens årsmöte.

Verksamhetsplanering - Varför

Verksamhetsplanering genomförs inför varje kalenderår i regel kring månadsskiftet oktober-november. Planeringen ska ge struktur och kvalitetssäkra vår verksamhet, alltså att vi gör rätt saker på rätt sätt. Det gör också så att vi förstår varandras arbete och engagemang bättre. Vi kan bli inspirerade, peppa varandra och hjälpas åt.

Verksamhetsplaneringen görs inom varje kärnverksamhet av respektive sektionsstyrelse. Verksamhetsplanering genomförs även övergripande vilket inkluderar föreningens stödverksamhet (kansliet, föreningsstyrelsen). För detta ansvarar föreningsstyrelsen.

Verksamhetsplanerna (och budget) bearbetas fram under hösten (ca 3-4 veckor) Sen lämnas de till föreningsstyrelsen som kollar igenom och ger återkoppling. Vinstdrivande verksamheter (lokal- och lägenhetsuthyrning på Västra Kyrkogatan och NY-Hostel) använder de punkter som känns relevanta samt kompletterar med affärsplan. Våra kärnverksamheter och stödverksamheterna använder sig av den mall och de medskick som föreningsstyrelsen förberett. 

Efter återkoppling presenteras planeringen på ett föreningsmöte i december. Då kan medlemmar, engagerade och anställda kan lyssna och bidra med synpunkter. Föreningsstyrelsen godkänner verksamhetsplanerna vid årsskiftet. Under våren fattar årsmötet beslut om att fastställa verksamhetsplanerna.

Uppföljning av verksamhetsplan

Se info och instruktioner för uppföljning av verksamhetsplan här.

Smarta mål (SMART)

Specifikt - så tydligt och specifik som möjligt

Mätbart - att målet går att följa upp och mäta

Accepterat - att målet är förankrat hos dom som ska arbeta med det

Realistiskt (och relevant) - att det är genomförbart

Tidsatt - när ska målet vara uppfyllt